1. Khi đánh giá hiệu quả công tác văn phòng, tiêu chí ‘hiệu suất’ thường được đo lường dựa trên yếu tố nào?
A. Số lượng nhân viên văn phòng được đào tạo.
B. Mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ hỗ trợ.
C. Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng thời hạn và chất lượng yêu cầu.
D. Chi phí đầu tư cho trang thiết bị văn phòng.
2. Trong bối cảnh quản trị văn phòng, ‘kiểm soát chi phí’ nghĩa là gì?
A. Cắt giảm mọi khoản chi tiêu của văn phòng.
B. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các khoản chi tiêu để đạt hiệu quả cao nhất.
C. Chỉ chi tiêu khi thực sự cần thiết, không có kế hoạch.
D. Tăng cường chi tiêu để nâng cao chất lượng dịch vụ.
3. Một văn phòng cần có hệ thống thông tin liên lạc nội bộ hiệu quả. Phương án nào sau đây KHÔNG thuộc hệ thống này?
A. Hệ thống điện thoại nội bộ.
B. Phần mềm nhắn tin nội bộ (ví dụ: Slack, Microsoft Teams).
C. Hệ thống cảnh báo cháy tự động.
D. Bảng thông báo chung trong văn phòng.
4. Vai trò của việc ‘chuẩn hóa quy trình làm việc’ trong quản trị văn phòng là gì?
A. Tạo sự linh hoạt tối đa cho từng nhân viên.
B. Đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và dễ dàng kiểm soát trong hoạt động.
C. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào công nghệ.
D. Tăng cường sự cạnh tranh giữa các phòng ban.
5. Hoạt động nào sau đây liên quan đến việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong môi trường văn phòng?
A. Sửa chữa máy photocopy bị lỗi.
B. Tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên.
C. Mua sắm thêm bàn ghế mới cho văn phòng.
D. Làm sạch khu vực làm việc.
6. Yếu tố nào sau đây là biểu hiện của một văn phòng làm việc ‘thông minh’ (smart office) trong thời đại số?
A. Sử dụng nhiều giấy tờ và văn bản in ấn.
B. Tích hợp công nghệ tự động hóa và kết nối dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động.
C. Chỉ tập trung vào các hoạt động truyền thống.
D. Hạn chế sử dụng các thiết bị điện tử.
7. Trong quản lý tài sản cố định của văn phòng, việc lập sổ theo dõi tài sản (ví dụ: máy tính, máy in) nhằm mục đích gì?
A. Tăng cường khấu hao tài sản để giảm thuế.
B. Xác định rõ nguồn gốc, tình trạng và trách nhiệm quản lý tài sản.
C. Giảm tuổi thọ trung bình của các thiết bị văn phòng.
D. Khuyến khích nhân viên sử dụng tài sản cá nhân.
8. Trong quản lý công việc, khi một nhiệm vụ có nhiều phương án thực hiện, việc ‘phân tích ưu nhược điểm’ của từng phương án giúp ích gì?
A. Làm phức tạp thêm quá trình ra quyết định.
B. Đưa ra lựa chọn tối ưu nhất, phù hợp với mục tiêu và nguồn lực.
C. Tăng thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
D. Giảm trách nhiệm của người thực hiện.
9. Trong quản lý văn bản, ‘định kỳ nộp lưu’ có ý nghĩa gì?
A. Thời gian để tiêu hủy các văn bản hết giá trị.
B. Thời điểm các văn bản có giá trị lưu trữ được nộp vào kho lưu trữ.
C. Thời gian để chỉnh sửa nội dung văn bản.
D. Thời gian để gửi văn bản cho các bộ phận khác.
10. Quản lý tài liệu điện tử (e-document management) mang lại lợi ích chính nào so với quản lý tài liệu giấy truyền thống?
A. Tăng cường bảo mật vật lý cho tài liệu.
B. Giảm chi phí lưu trữ và dễ dàng chia sẻ, truy cập.
C. Yêu cầu ít kỹ năng công nghệ hơn từ nhân viên.
D. Hạn chế khả năng sao chép và chỉnh sửa tài liệu.
11. Theo quy định về quản lý văn bản hành chính, ‘công văn đến’ là loại văn bản nào?
A. Văn bản do cơ quan ban hành để gửi cho cơ quan khác.
B. Văn bản do cơ quan ban hành để chỉ đạo nội bộ.
C. Văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan, tổ chức.
D. Văn bản do cơ quan ban hành để công bố thông tin ra công chúng.
12. Yếu tố nào sau đây là chìa khóa để xây dựng một môi trường làm việc văn phòng tích cực và hiệu quả?
A. Áp dụng kỷ luật nghiêm khắc với mọi sai phạm.
B. Thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở, tôn trọng và hợp tác.
C. Tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu cá nhân của mỗi nhân viên.
D. Cung cấp mức lương thưởng cao hơn so với thị trường.
13. Trong quản lý vật tư văn phòng, việc lập danh mục vật tư tồn kho và theo dõi định kỳ giúp ngăn ngừa điều gì?
A. Tăng chi phí mua sắm vật tư.
B. Tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa vật tư không cần thiết.
C. Giảm chất lượng của các vật tư văn phòng.
D. Tăng thời gian chờ đợi để mua sắm vật tư.
14. Khi lập kế hoạch ngân sách cho hoạt động văn phòng, nguyên tắc nào sau đây cần được tuân thủ để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả?
A. Dự trù kinh phí cao hơn thực tế để phòng hờ.
B. Dự báo chi tiết các khoản chi, có căn cứ rõ ràng và phù hợp với mục tiêu.
C. Chỉ phân bổ ngân sách cho các hoạt động đã được thực hiện.
D. Không cần thiết phải có sự phê duyệt từ cấp quản lý.
15. Trong quản lý hồ sơ, việc ‘phân loại hồ sơ’ theo các nhóm khác nhau (ví dụ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài chính) giúp mang lại lợi ích gì?
A. Tăng số lượng các loại tài liệu cần lưu trữ.
B. Giúp tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác.
C. Phức tạp hóa quy trình quản lý tài liệu.
D. Giảm yêu cầu về không gian lưu trữ.
16. Khi tổ chức một cuộc họp, vai trò của người thư ký cuộc họp là gì?
A. Chủ trì và đưa ra quyết định cuối cùng.
B. Lập chương trình nghị sự và gửi giấy mời.
C. Ghi biên bản, tóm tắt nội dung và các quyết định của cuộc họp.
D. Đảm bảo mọi người tham dự đều tuân thủ thời gian.
17. Một văn phòng hiện đại chú trọng đến việc quản lý thời gian. Hoạt động nào sau đây thể hiện sự quản lý thời gian hiệu quả?
A. Thường xuyên tham gia các buổi trà chiều để thư giãn.
B. Lên kế hoạch công việc hàng ngày và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.
C. Chờ đợi hướng dẫn chi tiết cho mọi công việc nhỏ.
D. Dành nhiều thời gian cho các cuộc trò chuyện cá nhân.
18. Khi sử dụng email trong giao tiếp công việc, điều gì cần lưu ý để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả?
A. Sử dụng nhiều biểu tượng cảm xúc và ngôn ngữ suồng sã.
B. Tiêu đề email rõ ràng, nội dung ngắn gọn, súc tích và chính tả chuẩn.
C. Gửi email trả lời ngay lập tức bất kể nội dung.
D. Chỉ sử dụng email để trao đổi các vấn đề quan trọng.
19. Trong quá trình tuyển dụng nhân sự cho văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo phù hợp với văn hóa và yêu cầu công việc?
A. Chỉ dựa vào kinh nghiệm làm việc trước đây.
B. Đánh giá cả kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và sự phù hợp với văn hóa tổ chức.
C. Ưu tiên ứng viên có bằng cấp cao nhất.
D. Chỉ xem xét ứng viên có khả năng làm việc độc lập.
20. Trong quản trị văn phòng hiện đại, yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và tính chuyên nghiệp của tổ chức?
A. Việc áp dụng công nghệ thông tin tiên tiến vào quy trình làm việc.
B. Xây dựng một hệ thống quản lý thông tin và tài liệu khoa học, dễ truy cập.
C. Đào tạo liên tục về kỹ năng mềm cho nhân viên văn phòng.
D. Thiết kế không gian văn phòng hiện đại, thẩm mỹ.
21. Một trong những chức năng cơ bản của văn phòng là tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin. Theo lý thuyết quản trị văn phòng, hoạt động nào sau đây thuộc chức năng này?
A. Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu quả công việc.
B. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, công văn đi và đến một cách khoa học.
C. Phân công nhiệm vụ và giám sát tiến độ thực hiện của nhân viên.
D. Thiết kế và in ấn các ấn phẩm quảng cáo của công ty.
22. Một nhân viên văn phòng giỏi cần có kỹ năng gì để xử lý hiệu quả nhiều công việc cùng lúc trong môi trường áp lực cao?
A. Khả năng giao tiếp tốt với đồng nghiệp.
B. Kỹ năng tổ chức công việc và ưu tiên hóa nhiệm vụ.
C. Sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực kinh doanh của công ty.
D. Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.
23. Khi áp dụng phương pháp ‘Just-in-Time’ (JIT) trong quản lý vật tư văn phòng, mục tiêu chính là gì?
A. Tích trữ số lượng lớn vật tư để sẵn sàng sử dụng.
B. Giảm thiểu lượng vật tư tồn kho, chỉ nhập về khi cần thiết.
C. Tăng cường hợp tác với ít nhà cung cấp.
D. Đảm bảo chất lượng vật tư ở mức tối thiểu.
24. Trong việc quản lý văn bản, nguyên tắc ‘thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày’ nhằm mục đích gì?
A. Tăng tính thẩm mỹ cho văn bản.
B. Tạo sự dễ dàng trong việc tra cứu và sử dụng văn bản.
C. Giảm chi phí in ấn và sao chụp văn bản.
D. Tăng cường vai trò của người soạn thảo văn bản.
25. Để đảm bảo an toàn thông tin trong văn phòng, biện pháp nào sau đây là quan trọng nhất?
A. Chỉ sử dụng mật khẩu đơn giản cho các tài khoản.
B. Thường xuyên cập nhật phần mềm diệt virus và thiết lập tường lửa.
C. Chia sẻ mật khẩu truy cập hệ thống với đồng nghiệp.
D. Lưu trữ tất cả thông tin nhạy cảm trên USB không mã hóa.
26. Khi xử lý các tình huống phát sinh hoặc giải quyết vấn đề trong văn phòng, phương pháp tiếp cận nào thường mang lại hiệu quả cao nhất?
A. Chỉ tuân theo các quy trình đã có sẵn.
B. Tìm kiếm giải pháp mang tính sáng tạo, dựa trên phân tích nguyên nhân gốc rễ.
C. Chờ đợi chỉ đạo từ cấp trên trước khi hành động.
D. Ưu tiên giải pháp nhanh chóng, không cần quan tâm đến hậu quả lâu dài.
27. Trong quản lý hành chính, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư văn phòng cần dựa trên những căn cứ nào?
A. Sở thích cá nhân của người phụ trách mua sắm.
B. Nhu cầu sử dụng thực tế, định mức tồn kho và ngân sách được duyệt.
C. Giá cả thấp nhất trên thị trường tại thời điểm mua.
D. Số lượng vật tư còn lại trong kho mà không xem xét nhu cầu.
28. Việc xây dựng một hệ thống email nội bộ hiệu quả trong văn phòng cần chú trọng đến những yếu tố nào?
A. Chỉ sử dụng email cho các thông báo chung.
B. Quy định rõ ràng về cách đặt tiêu đề, nội dung và định dạng email.
C. Khuyến khích gửi email với dung lượng lớn để đính kèm nhiều tệp.
D. Bỏ qua việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.
29. Theo quan điểm quản trị hiện đại, việc ủy quyền hiệu quả trong văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc nào?
A. Chỉ giao những nhiệm vụ đơn giản, ít rủi ro.
B. Giao quyền đi đôi với trách nhiệm và cung cấp đủ thông tin, nguồn lực.
C. Ủy quyền cho những nhân viên có thâm niên cao nhất.
D. Giữ lại quyền quyết định cuối cùng cho mọi vấn đề.
30. Việc quản lý các cuộc họp hiệu quả trong văn phòng cần thực hiện những bước nào?
A. Bắt đầu họp ngay khi mọi người có mặt, không cần chương trình nghị sự.
B. Chuẩn bị chương trình nghị sự rõ ràng, phân công người ghi biên bản và theo dõi hành động sau họp.
C. Chỉ họp khi có vấn đề khẩn cấp cần giải quyết.
D. Kéo dài thời gian họp càng lâu càng tốt.
31. Trong việc quản lý công việc cá nhân, nguyên tắc ‘SMART’ áp dụng cho việc đặt mục tiêu có nghĩa là gì?
A. Mục tiêu phải Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan và có Thời hạn.
B. Mục tiêu phải Đơn giản, Minh bạch, Linh hoạt, Hiệu quả và có Trách nhiệm.
C. Mục tiêu phải Có hệ thống, Sáng tạo, Phù hợp, Tích cực và có Tầm nhìn.
D. Mục tiêu phải Cạnh tranh, Khát vọng, Quan trọng, Có kế hoạch và Tốc độ.
32. Chức năng nào của quản trị văn phòng liên quan đến việc phân công nhiệm vụ, thiết lập cơ cấu tổ chức và xác định mối quan hệ báo cáo?
A. Chức năng hoạch định.
B. Chức năng tổ chức.
C. Chức năng lãnh đạo.
D. Chức năng kiểm soát.
33. Vai trò của bộ phận hành chính trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo là gì?
A. Chỉ thực hiện các công việc được giao trực tiếp.
B. Cung cấp thông tin, hỗ trợ điều phối công việc và đảm bảo hoạt động văn phòng thông suốt.
C. Đưa ra các quyết định chiến lược thay cho ban lãnh đạo.
D. Tập trung vào việc giám sát hoạt động của các phòng ban khác.
34. Yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực trong môi trường văn phòng?
A. Chỉ tập trung vào kết quả công việc cá nhân.
B. Truyền thông cởi mở, sự công nhận và tôn trọng lẫn nhau.
C. Áp dụng các quy định và kỷ luật nghiêm ngặt.
D. Tổ chức các hoạt động giải trí không liên quan đến công việc.
35. Theo quan điểm quản trị văn phòng, yếu tố nào sau đây là cốt lõi để xây dựng một đội nhóm làm việc hiệu quả?
A. Sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành viên.
B. Sự tin tưởng, giao tiếp cởi mở và mục tiêu chung rõ ràng.
C. Chỉ tập trung vào việc hoàn thành cá nhân.
D. Mỗi người làm việc độc lập, không cần phối hợp.
36. Theo nguyên tắc quản trị văn phòng, việc sắp xếp không gian làm việc (layout) có ảnh hưởng trực tiếp đến yếu tố nào sau đây của nhân viên?
A. Sự nghiệp thăng tiến và mức lương.
B. Sự tập trung, giao tiếp và tinh thần làm việc nhóm.
C. Quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên.
D. Thời gian nghỉ ngơi và giải trí trong giờ làm việc.
37. Chức năng nào của quản trị văn phòng tập trung vào việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch hành động và phân bổ nguồn lực để đạt được mục tiêu đó?
A. Chức năng tổ chức.
B. Chức năng kiểm soát.
C. Chức năng hoạch định.
D. Chức năng lãnh đạo.
38. Việc áp dụng các chính sách an toàn thông tin trong văn phòng nhằm mục đích chính là gì?
A. Tăng cường kiểm soát truy cập vào các tài nguyên không liên quan.
B. Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tính liên tục của hoạt động.
C. Hạn chế việc sử dụng internet và các thiết bị điện tử.
D. Tạo ra các quy định phức tạp để nhân viên tuân thủ.
39. Để nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ trong văn phòng, yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất?
A. Sử dụng ngôn ngữ phức tạp và thuật ngữ chuyên ngành.
B. Lắng nghe chủ động, phản hồi kịp thời và sử dụng kênh giao tiếp phù hợp.
C. Chỉ giao tiếp bằng văn bản để lưu lại bằng chứng.
D. Tập trung vào việc truyền đạt thông tin một chiều.
40. Khi xem xét việc mua sắm thiết bị văn phòng mới, tiêu chí nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu thực tế và ngân sách của doanh nghiệp?
A. Tính năng công nghệ tiên tiến và thương hiệu nổi tiếng.
B. Khả năng đáp ứng yêu cầu công việc, độ bền và chi phí vận hành.
C. Thiết kế thẩm mỹ và sự sang trọng của sản phẩm.
D. Thời gian bảo hành dài hạn và dịch vụ hậu mãi tốt nhất.
41. Trong quản trị văn phòng hiện đại, yếu tố nào sau đây được xem là quan trọng nhất để đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của tổ chức?
A. Tối ưu hóa quy trình làm việc và ứng dụng công nghệ thông tin.
B. Đảm bảo sự hài lòng và phúc lợi cho toàn bộ nhân viên.
C. Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác bên ngoài.
D. Kiểm soát chặt chẽ chi phí hoạt động hàng ngày.
42. Trong bối cảnh chuyển đổi số, vai trò của hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử là gì?
A. Thay thế hoàn toàn vai trò của thư ký văn phòng.
B. Tạo ra quy trình làm việc minh bạch, hiệu quả và giảm thiểu giấy tờ.
C. Chỉ hỗ trợ các hoạt động lưu trữ và tra cứu thông tin.
D. Tăng cường sự phụ thuộc vào các thiết bị cá nhân của nhân viên.
43. Chức năng nào của quản trị văn phòng liên quan đến việc giám sát, đánh giá kết quả và thực hiện các biện pháp điều chỉnh khi cần thiết?
A. Chức năng tổ chức.
B. Chức năng hoạch định.
C. Chức năng kiểm soát.
D. Chức năng phối hợp.
44. Khi đánh giá hiệu quả của một quy trình hành chính văn phòng, tiêu chí nào sau đây là quan trọng nhất để đo lường mức độ thành công?
A. Số lượng văn bản được xử lý trong một ngày.
B. Tốc độ hoàn thành công việc, tính chính xác và chi phí.
C. Số lượng nhân viên tham gia vào quy trình.
D. Mức độ phức tạp của các biểu mẫu sử dụng.
45. Chức năng nào của quản trị văn phòng nhằm tạo ra động lực, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên thực hiện công việc?
A. Chức năng kiểm soát.
B. Chức năng tổ chức.
C. Chức năng lãnh đạo.
D. Chức năng hoạch định.
46. Khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án cho văn phòng, tiêu chí nào sau đây phản ánh đúng nhất yêu cầu về khả năng ứng dụng?
A. Phần mềm có giao diện đẹp mắt nhất.
B. Phần mềm hỗ trợ các tính năng cần thiết cho quy trình quản lý dự án của doanh nghiệp.
C. Phần mềm có chi phí ban đầu thấp nhất.
D. Phần mềm được nhiều người biết đến nhất trên thị trường.
47. Khi đánh giá hiệu quả của một chiến lược quản lý văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được xem xét?
A. Số lượng cuộc họp đã tổ chức.
B. Khả năng đạt được mục tiêu đề ra, sự hài lòng của nhân viên và tối ưu hóa nguồn lực.
C. Sự phức tạp của các quy trình đã áp dụng.
D. Thời gian hoàn thành các công việc cá nhân của người quản lý.
48. Khi thực hiện công tác văn thư, việc phân loại và sắp xếp công văn, tài liệu theo hệ thống là cần thiết cho mục đích gì?
A. Tăng số lượng không gian lưu trữ.
B. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, sử dụng và quản lý hiệu quả.
C. Đảm bảo tất cả tài liệu đều được bảo mật tuyệt đối.
D. Giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận văn thư.
49. Việc quản lý hồ sơ và tài liệu trong văn phòng hiện đại không chỉ nhằm mục đích lưu trữ mà còn phải đảm bảo các yếu tố nào sau đây?
A. Dễ dàng truy cập, bảo mật thông tin và tuân thủ quy định pháp luật.
B. Sử dụng vật liệu lưu trữ cao cấp và không gian trưng bày khoa học.
C. Tối đa hóa số lượng hồ sơ được lưu trữ trong một không gian nhất định.
D. Cập nhật thường xuyên các phiên bản mới nhất của tài liệu.
50. Trong quản lý thời gian làm việc của nhân viên văn phòng, kỹ thuật ‘time blocking’ có ý nghĩa gì?
A. Làm việc liên tục không nghỉ ngơi để hoàn thành công việc.
B. Phân chia ngày làm việc thành các khối thời gian cố định cho từng loại công việc hoặc hoạt động.
C. Ưu tiên hoàn thành các công việc khẩn cấp nhất trước.
D. Giao phó các nhiệm vụ khó khăn cho người khác.
51. Trong quản trị văn phòng hiện đại, yếu tố nào được xem là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp, đảm bảo luồng thông tin thông suốt và lưu trữ hồ sơ khoa học?
A. Việc áp dụng các quy trình chuẩn hóa và công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và thông tin.
B. Tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng mềm định kỳ cho toàn thể nhân viên.
C. Thiết kế không gian văn phòng hiện đại với nhiều cây xanh và khu vực thư giãn.
D. Xây dựng chính sách phúc lợi hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài.
52. Trong môi trường làm việc cộng tác, vai trò của ‘người điều phối’ (facilitator) là gì?
A. Hỗ trợ nhóm thảo luận hiệu quả, đảm bảo mọi thành viên được lắng nghe và đạt được mục tiêu chung.
B. Là người đưa ra quyết định cuối cùng cho mọi vấn đề của nhóm.
C. Chỉ tập trung vào việc ghi chép lại các ý kiến đóng góp.
D. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
53. Khái niệm ‘quản lý tri thức’ (knowledge management) trong văn phòng hiện đại đề cập đến việc gì?
A. Thu thập, tổ chức, chia sẻ và sử dụng hiệu quả các kiến thức, kinh nghiệm và thông tin trong tổ chức.
B. Chỉ đơn thuần là lưu trữ các tài liệu cũ đã hết hạn sử dụng.
C. Tổ chức các buổi thi kiến thức định kỳ cho nhân viên.
D. Giới hạn việc chia sẻ thông tin chỉ giữa các bộ phận.
54. Trong quản lý hồ sơ lưu trữ, khái niệm ‘vòng đời hồ sơ’ (records lifecycle) bao gồm các giai đoạn chính nào?
A. Tạo lập, sử dụng, lưu trữ, và hủy bỏ hoặc chuyển giao.
B. Soạn thảo, ký duyệt, gửi đi và nhận lại.
C. In ấn, đóng dấu, đóng bìa và dán nhãn.
D. Phân loại, sắp xếp, bảo quản và kiểm kê.
55. Trong quản lý thông tin, yếu tố nào là quan trọng nhất để đảm bảo tính ‘chính xác’ và ‘toàn vẹn’ của dữ liệu?
A. Thiết lập quy trình nhập liệu chuẩn, có cơ chế kiểm tra và xác thực dữ liệu.
B. Lưu trữ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
C. Cho phép mọi người có thể sửa đổi dữ liệu bất cứ lúc nào.
D. Sử dụng các phần mềm phân tích dữ liệu phức tạp.
56. Khi tổ chức một cuộc họp, việc chuẩn bị ‘chương trình nghị sự’ (agenda) đóng vai trò quan trọng nhất trong việc gì?
A. Đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng, tập trung vào các chủ đề cần thảo luận và sử dụng thời gian hiệu quả.
B. Ghi lại biên bản cuộc họp một cách chi tiết và đầy đủ nhất.
C. Chọn địa điểm tổ chức cuộc họp thuận tiện và có đủ trang thiết bị.
D. Phân công người trình bày và người ghi chép cho từng nội dung.
57. Trong việc quản lý vật tư văn phòng, nguyên tắc ‘kiểm kê định kỳ’ (periodic inventory) nhằm mục đích gì?
A. Đảm bảo số lượng vật tư thực tế khớp với sổ sách, phát hiện thất thoát và lên kế hoạch mua sắm bổ sung kịp thời.
B. Xác định loại vật tư nào được sử dụng nhiều nhất để mua thêm.
C. Đánh giá chất lượng của từng loại vật tư.
D. Loại bỏ các vật tư không còn sử dụng được.
58. Khái niệm ‘quản lý thời gian’ (time management) trong công việc văn phòng nhấn mạnh điều gì?
A. Lập kế hoạch, ưu tiên công việc và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để đạt mục tiêu.
B. Làm việc liên tục không nghỉ ngơi để hoàn thành nhiều việc nhất.
C. Đồng hồ đeo tay là công cụ duy nhất để quản lý thời gian.
D. Chỉ tập trung vào những công việc mang lại kết quả tức thời.
59. Khi tổ chức một sự kiện tại văn phòng, trách nhiệm chính của bộ phận văn phòng thường là gì?
A. Hỗ trợ hậu cần, chuẩn bị địa điểm, sắp xếp trang thiết bị và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
B. Xây dựng nội dung và kịch bản chi tiết cho sự kiện.
C. Tổ chức các hoạt động giải trí và trò chơi cho người tham dự.
D. Đánh giá hiệu quả và thu thập phản hồi sau sự kiện.
60. Trong việc quản lý thư từ, công văn đến, nguyên tắc ‘xử lý theo trình tự’ (sequential processing) quan trọng vì lý do gì?
A. Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ văn bản nào và văn bản được chuyển đến người có trách nhiệm xử lý kịp thời.
B. Giúp nhân viên văn phòng có thêm thời gian để xem qua tất cả các văn bản.
C. Cho phép lựa chọn những văn bản quan trọng nhất để xử lý trước.
D. Tạo điều kiện để các văn bản giống nhau được tập hợp lại một chỗ.
61. Khi đối mặt với một yêu cầu công việc mới, bước đầu tiên và quan trọng nhất để xử lý hiệu quả là gì?
A. Xác định rõ ràng yêu cầu, mục tiêu và các thông tin cần thiết liên quan.
B. Ngay lập tức bắt tay vào thực hiện mà không cần tìm hiểu thêm.
C. Hỏi đồng nghiệp xem họ đã từng làm việc này chưa.
D. Báo cáo lại cho cấp trên rằng đã nhận được yêu cầu.
62. Khi đánh giá một phần mềm quản lý văn phòng mới, tiêu chí nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo nó phù hợp với nhu cầu của tổ chức?
A. Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có, tính năng phù hợp, giao diện thân thiện và chi phí hợp lý.
B. Độ phổ biến của phần mềm trên thị trường.
C. Màu sắc và thiết kế giao diện đẹp mắt.
D. Khả năng tùy chỉnh cao mà không cần hiểu biết về kỹ thuật.
63. Một văn phòng có hệ thống quản lý công việc hiệu quả thường thể hiện đặc điểm nào sau đây?
A. Mọi nhiệm vụ đều được phân công rõ ràng, có thời hạn cụ thể và trạng thái theo dõi minh bạch.
B. Nhân viên tự giác hoàn thành công việc mà không cần sự giám sát hay nhắc nhở.
C. Chỉ những công việc quan trọng mới được ghi nhận và theo dõi.
D. Sử dụng email làm công cụ chính để giao việc và theo dõi tiến độ.
64. Khi soạn thảo một văn bản hành chính, yếu tố nào quan trọng nhất để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực của văn bản?
A. Đảm bảo nội dung văn bản tuân thủ đúng quy định của pháp luật và có đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định.
B. Sử dụng font chữ đẹp và định dạng văn bản bắt mắt.
C. Gửi văn bản cho nhiều người nhận để thông báo rộng rãi.
D. In văn bản ra giấy và đóng dấu đỏ ngay lập tức.
65. Một văn phòng ứng dụng công nghệ ‘hỗ trợ ảo’ (virtual assistant) có thể mang lại lợi ích gì rõ rệt nhất?
A. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giải phóng thời gian cho nhân viên tập trung vào công việc chiến lược.
B. Tăng cường tương tác trực tiếp giữa các thành viên trong đội nhóm.
C. Giảm thiểu nhu cầu sử dụng máy tính và các thiết bị điện tử.
D. Thay thế hoàn toàn vai trò của người quản lý.
66. Khi xây dựng ‘chính sách sử dụng email nội bộ’ (internal email policy), điều gì là quan trọng nhất cần quy định rõ ràng?
A. Mục đích sử dụng email cho công việc, các quy tắc về nội dung, văn phong và bảo mật thông tin.
B. Số lượng email tối đa mà mỗi nhân viên được gửi đi trong một ngày.
C. Các mẫu email có sẵn để sử dụng cho mọi tình huống.
D. Thời gian phản hồi email bắt buộc của tất cả nhân viên.
67. Trong quản lý hành chính văn phòng, ‘hồ sơ công việc’ (work file) có ý nghĩa quan trọng nhất là gì?
A. Là tập hợp đầy đủ các tài liệu, thông tin liên quan đến một công việc hoặc dự án cụ thể, giúp truy vết và đánh giá hiệu quả.
B. Là nơi lưu trữ các email cá nhân của nhân viên trong quá trình làm việc.
C. Là danh sách các công việc cần làm trong ngày của từng nhân viên.
D. Là công cụ để ghi lại các cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc.
68. Theo quan điểm quản trị văn phòng hiện đại, việc ‘tối ưu hóa không gian làm việc’ (workspace optimization) tập trung vào khía cạnh nào?
A. Thiết kế không gian linh hoạt, tiện nghi, hỗ trợ sự cộng tác và nâng cao năng suất làm việc.
B. Chỉ đơn thuần là sắp xếp bàn ghế gọn gàng, ngăn nắp.
C. Trang trí văn phòng bằng nhiều đồ vật lưu niệm và tranh ảnh.
D. Tăng số lượng bàn làm việc để chứa được nhiều nhân viên hơn.
69. Trong bối cảnh văn phòng điện tử, vai trò của ‘quản lý tài liệu’ (document management) thay đổi như thế nào so với quản lý văn bản giấy truyền thống?
A. Tập trung vào số hóa, phân loại, lưu trữ điện tử, truy cập và chia sẻ thông tin nhanh chóng, an toàn.
B. Chỉ đơn thuần là sắp xếp hồ sơ vào các tủ đựng theo thứ tự bảng chữ cái.
C. Yêu cầu nhân viên phải đến tận nơi để xem và sao chép tài liệu.
D. Giảm thiểu tối đa việc tạo ra các văn bản mới để tiết kiệm giấy.
70. Khi một nhân viên văn phòng cần sử dụng tài nguyên của công ty (ví dụ: máy in, phòng họp), nguyên tắc quản lý nào cần được tuân thủ để đảm bảo sự công bằng và hiệu quả?
A. Tuân thủ quy định sử dụng, đặt lịch trước (nếu cần) và sử dụng đúng mục đích công việc.
B. Ưu tiên sử dụng cho những nhân viên có thâm niên cao trong công ty.
C. Chỉ sử dụng khi không có ai khác có mặt để tránh làm phiền.
D. Sử dụng tùy tiện theo nhu cầu cá nhân mà không cần thông báo.
71. Việc sử dụng ‘hệ thống quản lý quan hệ khách hàng’ (CRM – Customer Relationship Management) trong văn phòng có tác động gì đến hoạt động kinh doanh?
A. Giúp theo dõi, phân tích tương tác với khách hàng, từ đó nâng cao trải nghiệm và tăng cường doanh số.
B. Chỉ hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc xuất hóa đơn.
C. Làm tăng chi phí hoạt động của bộ phận chăm sóc khách hàng.
D. Thay thế hoàn toàn nhu cầu giao tiếp trực tiếp với khách hàng.
72. Trong bối cảnh làm việc từ xa, yếu tố nào trở nên cực kỳ quan trọng đối với bộ phận văn phòng để duy trì sự kết nối và hiệu suất?
A. Sử dụng hiệu quả các công cụ giao tiếp và cộng tác trực tuyến, thiết lập kênh thông tin minh bạch.
B. Yêu cầu nhân viên phải có mặt tại văn phòng ít nhất một lần mỗi tuần.
C. Chỉ giao tiếp với nhân viên qua điện thoại.
D. Giảm thiểu mọi hình thức liên lạc để tiết kiệm chi phí.
73. Yếu tố nào là cốt lõi để xây dựng một văn hóa giao tiếp hiệu quả trong môi trường văn phòng?
A. Sự lắng nghe chủ động, phản hồi mang tính xây dựng và tôn trọng ý kiến của người khác.
B. Sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành phức tạp để thể hiện sự chuyên nghiệp.
C. Chỉ trao đổi thông tin qua email hoặc tin nhắn nội bộ.
D. Tập trung vào việc đưa ra mệnh lệnh và yêu cầu rõ ràng.
74. Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, tiêu chí nào sau đây phản ánh tốt nhất khả năng đáp ứng kịp thời và chính xác các yêu cầu hỗ trợ từ các bộ phận khác trong tổ chức?
A. Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn và mức độ hài lòng của các bộ phận yêu cầu.
B. Số lượng cuộc họp nội bộ được tổ chức thành công trong quý.
C. Chi phí hoạt động của bộ phận văn phòng so với ngân sách được duyệt.
D. Số lượng nhân viên văn phòng tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
75. Khi phân công nhiệm vụ cho nhân viên, người quản lý cần xem xét yếu tố nào để đảm bảo hiệu quả và sự phát triển của nhân viên?
A. Năng lực, sở trường, khối lượng công việc hiện tại và cơ hội phát triển của nhân viên.
B. Chỉ xem xét đến kinh nghiệm làm việc lâu năm của nhân viên.
C. Phân công theo thứ tự bảng chữ cái tên của nhân viên.
D. Giao nhiệm vụ cho người có vẻ rảnh rỗi nhất vào thời điểm đó.
76. Khi phân tích hiệu quả sử dụng tài nguyên văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên đánh giá?
A. Số lượng thiết bị văn phòng hiện có so với số lượng nhân viên.
B. Chi phí sử dụng giấy, mực in, điện năng và các vật tư tiêu hao khác.
C. Tỷ lệ sử dụng các thiết bị văn phòng trong giờ làm việc.
D. Khả năng tái chế hoặc tái sử dụng các vật liệu văn phòng.
77. Trong quản lý hồ sơ công việc, việc sắp xếp hồ sơ theo mặt nghiệp vụ (theo chức năng, nhiệm vụ) có ưu điểm gì nổi bật?
A. Giúp dễ dàng đối chiếu các văn bản liên quan đến cùng một vấn đề hoặc dự án.
B. Tăng cường tính bảo mật cho các hồ sơ quan trọng.
C. Giảm thiểu không gian lưu trữ cần thiết cho hồ sơ.
D. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc luân chuyển hồ sơ giữa các phòng ban.
78. Trong công tác quản lý tài liệu, việc xác định giá trị của tài liệu (vĩnh viễn, dài hạn, ngắn hạn) dựa trên những tiêu chí nào là chủ yếu?
A. Tính thẩm mỹ của tài liệu và chất liệu giấy sử dụng.
B. Nhu cầu sử dụng thường xuyên của cán bộ, nhân viên.
C. Giá trị pháp lý, lịch sử, khoa học hoặc giá trị thực tiễn của tài liệu.
D. Số lượng bản sao của tài liệu.
79. Theo các nguyên tắc về giao tiếp trong quản trị văn phòng, giao tiếp hiệu quả cần đảm bảo yếu tố nào sau đây?
A. Nói nhiều, nói to và sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành.
B. Thông điệp rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với đối tượng và có phản hồi.
C. Truyền đạt thông tin theo cách cá nhân ưa thích.
D. Chỉ tập trung vào nội dung mà không quan tâm đến cảm xúc của người nghe.
80. Việc đảm bảo môi trường làm việc an toàn và vệ sinh trong văn phòng bao gồm những khía cạnh nào sau đây là quan trọng nhất?
A. Trang bị đầy đủ thiết bị phòng cháy chữa cháy và sơ cấp cứu.
B. Đảm bảo ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm phù hợp và không gian thông thoáng.
C. Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ khu vực làm việc, lối đi và nhà vệ sinh.
D. Tất cả các phương án trên đều quan trọng.
81. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng mang lại lợi ích nào sau đây một cách rõ rệt nhất?
A. Tăng cường khả năng giao tiếp nội bộ thông qua email và tin nhắn.
B. Nâng cao năng suất lao động và hiệu quả xử lý công việc.
C. Giảm bớt sự phụ thuộc vào con người trong các tác vụ lặp đi lặp lại.
D. Tất cả các phương án trên đều đúng.
82. Khi thiết kế bố cục không gian làm việc trong văn phòng, nguyên tắc nào sau đây cần được ưu tiên để tối ưu hóa sự tương tác và hiệu quả công việc?
A. Tách biệt hoàn toàn khu vực làm việc của từng cá nhân để đảm bảo sự riêng tư.
B. Bố trí các khu vực chức năng (làm việc cá nhân, họp nhóm, nghỉ ngơi) một cách hợp lý, thuận tiện di chuyển và tương tác.
C. Tập trung tất cả các bàn làm việc vào một không gian mở lớn nhất có thể.
D. Ưu tiên sử dụng các vách ngăn cao để tạo sự riêng tư tuyệt đối.
83. Phân tích các phương pháp quản lý văn bản, phương pháp nào giúp lưu trữ và tra cứu văn bản một cách hiệu quả nhất trong kỷ nguyên số?
A. Lưu trữ văn bản giấy trong tủ hồ sơ theo hệ thống phân loại truyền thống.
B. Sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử (e-document management system) với khả năng tìm kiếm theo từ khóa.
C. Lưu trữ tất cả văn bản dưới dạng file PDF trên ổ cứng máy tính cá nhân.
D. Gửi văn bản quan trọng qua email và lưu trữ trong hộp thư đến.
84. Trong quản lý hành chính, việc xây dựng văn bản hành chính cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nào?
A. Chỉ cần đảm bảo tính sáng tạo và độc đáo của ngôn ngữ.
B. Ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, đúng thể thức và có giá trị pháp lý.
C. Sử dụng nhiều thuật ngữ phức tạp để thể hiện sự chuyên nghiệp.
D. Ưu tiên sử dụng ngôn ngữ nói để truyền đạt nội dung chính.
85. Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, chỉ số nào sau đây phản ánh tốt nhất mức độ đáp ứng yêu cầu của các bộ phận khác?
A. Số lượng văn bản được xử lý hàng tháng.
B. Thời gian phản hồi các yêu cầu hỗ trợ từ các phòng ban khác.
C. Số lượng nhân viên trong bộ phận văn phòng.
D. Chi phí hoạt động của bộ phận văn phòng so với ngân sách.
86. Một trong những nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian hiệu quả trong môi trường văn phòng là gì?
A. Hoàn thành tất cả các công việc được giao trong ngày, không trì hoãn.
B. Ưu tiên các công việc khẩn cấp và quan trọng theo ma trận Eisenhower.
C. Luôn sẵn sàng nhận thêm nhiệm vụ mới để thể hiện năng lực.
D. Phân chia đều thời gian cho tất cả các công việc để đảm bảo tính công bằng.
87. Theo quan điểm về quản lý tri thức trong văn phòng, việc khuyến khích chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các nhân viên nhằm mục đích gì?
A. Tăng cường sự gắn kết và tinh thần đồng đội trong văn phòng.
B. Nâng cao năng lực tập thể và thúc đẩy đổi mới, sáng tạo.
C. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào các chuyên gia bên ngoài.
D. Tạo ra một kho dữ liệu khổng lồ về mọi vấn đề.
88. Khi tổ chức một cuộc họp hiệu quả trong văn phòng, bước nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng và đạt mục tiêu?
A. Chuẩn bị kỹ lưỡng chương trình nghị sự (agenda) và gửi trước cho người tham dự.
B. Đảm bảo có đủ thiết bị nghe nhìn hiện đại và phòng họp tiện nghi.
C. Phân công một thư ký ghi biên bản cuộc họp thật chi tiết.
D. Kết thúc cuộc họp đúng giờ và gửi biên bản ngay sau đó.
89. Khi xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử cho văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu?
A. Khả năng truy cập nhanh chóng từ mọi thiết bị.
B. Chính sách phân quyền truy cập chi tiết và cơ chế sao lưu, phục hồi dữ liệu định kỳ.
C. Dung lượng lưu trữ lớn.
D. Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng.
90. Trong quản lý hành chính, việc xây dựng và ban hành quy chế làm việc có vai trò chủ yếu là gì?
A. Quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công tác giữa các bộ phận.
B. Tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong văn phòng.
C. Đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng các chính sách, quy định của công ty.
D. Tối ưu hóa chi phí hoạt động và nguồn lực của văn phòng.
91. Khi tổ chức hệ thống quản lý hồ sơ theo phương pháp khoa học, việc sử dụng danh mục hồ sơ là cần thiết cho mục đích gì?
A. Giúp nhận biết và phân loại các loại hồ sơ có trong kho lưu trữ.
B. Tăng cường tính bảo mật bằng cách hạn chế người tiếp cận hồ sơ.
C. Giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phận lưu trữ.
D. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiêu hủy hồ sơ hết giá trị.
92. Theo quan điểm quản lý hiện đại, yếu tố nào sau đây được xem là nền tảng quan trọng nhất để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và bền vững của văn phòng?
A. Quy trình làm việc được chuẩn hóa và ứng dụng công nghệ tiên tiến.
B. Chính sách lương thưởng cạnh tranh và chế độ đãi ngộ hấp dẫn.
C. Môi trường làm việc thân thiện, đề cao sự hợp tác và phát triển cá nhân.
D. Nguồn nhân lực được đào tạo chuyên nghiệp, có năng lực và phẩm chất đạo đức tốt.
93. Trong công tác quản lý vật tư văn phòng, việc lập kế hoạch mua sắm dựa trên dự báo nhu cầu có ý nghĩa quan trọng nhất là gì?
A. Đảm bảo đủ vật tư cần thiết, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa thãi.
B. Tận dụng được các chương trình khuyến mãi của nhà cung cấp.
C. Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc đặt hàng.
D. Tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp vật tư.
94. Trong công tác quản lý thông tin, phương pháp nào giúp đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin khi truyền đạt giữa các bộ phận?
A. Sử dụng phương tiện truyền miệng để trao đổi thông tin nhanh chóng.
B. Thiết lập các kênh thông tin chính thức, rõ ràng và có quy trình xác nhận.
C. Chỉ cung cấp thông tin khi có yêu cầu trực tiếp từ người nhận.
D. Lưu trữ tất cả thông tin dưới dạng văn bản giấy và gửi qua đường bưu điện.
95. Khi phân tích quy trình làm việc của văn phòng, việc xác định các điểm nghẽn (bottleneck) có ý nghĩa quan trọng nhất là gì?
A. Tìm ra những người làm việc chậm nhất trong văn phòng.
B. Xác định các bước hoặc khâu gây cản trở, làm chậm hoặc giảm hiệu quả của toàn bộ quy trình.
C. Đánh giá mức độ phức tạp của từng công việc.
D. Kiểm tra tính tuân thủ quy định của nhân viên.
96. Phân tích các phương pháp quản lý công việc cá nhân, phương pháp ‘Getting Things Done’ (GTD) nhấn mạnh vào yếu tố nào?
A. Lập kế hoạch chi tiết cho từng phút trong ngày.
B. Thu thập, xử lý, tổ chức, xem xét và thực hiện mọi nhiệm vụ một cách có hệ thống.
C. Ưu tiên các công việc mang lại lợi ích tài chính cao nhất.
D. Tập trung vào việc hoàn thành các công việc khẩn cấp trước tiên.
97. Theo các nguyên tắc về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng, việc phân công công việc cần tuân thủ nguyên tắc nào?
A. Phân công theo sở thích cá nhân của người quản lý.
B. Phân công dựa trên năng lực, trình độ và kinh nghiệm của mỗi nhân viên.
C. Phân công công việc cho nhân viên có thời gian rảnh rỗi nhất.
D. Phân công đồng đều khối lượng công việc cho tất cả mọi người.
98. Trong công tác quản lý văn thư, việc lập hồ sơ tại nguồn có ý nghĩa quan trọng nhất là gì?
A. Giúp phân loại và sắp xếp văn bản một cách khoa học, dễ tra cứu.
B. Tăng cường tính bảo mật cho các tài liệu quan trọng của đơn vị.
C. Giảm thiểu khối lượng công việc cho bộ phận văn thư khi xử lý cuối kỳ.
D. Đảm bảo tính pháp lý và giá trị của văn bản trong quá trình sử dụng.
99. Trong công tác quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, yếu tố nào là quan trọng nhất để tránh xung đột lịch trình?
A. Luôn ưu tiên các cuộc họp có sự tham gia của nhiều người.
B. Thường xuyên kiểm tra và cập nhật lịch trình, đồng thời xác nhận lại với các bên liên quan.
C. Chỉ ghi nhận các cuộc hẹn đã được xác nhận bằng văn bản.
D. Hạn chế tối đa các cuộc họp không cần thiết.
100. Trong công tác quản lý hành chính, việc ban hành các quy định, quy trình làm việc chuẩn nhằm mục đích gì?
A. Tạo ra sự linh hoạt trong cách thức thực hiện công việc.
B. Đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của văn phòng.
C. Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động.
D. Thúc đẩy sự cạnh tranh giữa các nhân viên.
101. Trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu, nguyên tắc ‘lưu trữ có thời hạn’ nhằm mục đích gì?
A. Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa không gian lưu trữ bằng cách loại bỏ tài liệu không còn giá trị.
B. Tạo ra nhiều công việc cho bộ phận lưu trữ.
C. Giữ lại tất cả các tài liệu dưới mọi hình thức bất kể giá trị sử dụng.
D. Chỉ lưu trữ các tài liệu có liên quan trực tiếp đến ban lãnh đạo.
102. Mục tiêu chính của việc tổ chức và sắp xếp không gian làm việc trong văn phòng là gì?
A. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái, tối ưu hóa công năng sử dụng và thúc đẩy sự hợp tác.
B. Chỉ đơn thuần là trang trí văn phòng cho đẹp mắt.
C. Đảm bảo mọi nhân viên có không gian riêng biệt tuyệt đối.
D. Giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng bằng mọi giá.
103. Khi thiết lập hệ thống quản lý văn phòng điện tử, yếu tố nào sau đây cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính bền vững?
A. Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và tính linh hoạt để thích ứng với thay đổi trong tương lai.
B. Chỉ tập trung vào việc sử dụng phần mềm miễn phí.
C. Đảm bảo hệ thống chỉ có thể truy cập từ một địa điểm duy nhất.
D. Sử dụng các công nghệ đã lỗi thời để tiết kiệm chi phí ban đầu.
104. Khi xây dựng quy chế làm việc trong văn phòng, điểm nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả?
A. Sự rõ ràng, minh bạch về quyền hạn, trách nhiệm và quy trình làm việc của từng bộ phận, cá nhân.
B. Quy chế phải thật dài và chi tiết, bao quát mọi tình huống có thể xảy ra.
C. Chỉ tập trung vào các quy định về trang phục và giờ giấc làm việc.
D. Quy chế phải được ban hành mà không cần lấy ý kiến của nhân viên.
105. Yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực tại văn phòng?
A. Sự giao tiếp cởi mở, tôn trọng lẫn nhau và các hoạt động gắn kết nhân viên.
B. Chỉ tập trung vào kết quả công việc và bỏ qua các yếu tố con người.
C. Việc sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành phức tạp trong giao tiếp.
D. Tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các phòng ban.
106. Trong việc quản lý công việc nhóm, kỹ năng nào sau đây là cần thiết nhất để giải quyết xung đột?
A. Kỹ năng lắng nghe tích cực, thấu hiểu quan điểm của các bên và tìm kiếm giải pháp dung hòa.
B. Im lặng và hy vọng xung đột sẽ tự biến mất.
C. Đưa ra quyết định áp đặt mà không cần tham khảo ý kiến.
D. Chỉ tập trung vào việc tìm ra ai là người có lỗi.
107. Khi đối mặt với các khiếu nại hoặc phản hồi tiêu cực từ khách hàng/đối tác, bộ phận văn phòng nên xử lý như thế nào để duy trì uy tín?
A. Lắng nghe chân thành, ghi nhận vấn đề, xin lỗi (nếu cần) và đưa ra giải pháp thỏa đáng, kịp thời.
B. Phớt lờ hoặc né tránh các phản hồi tiêu cực.
C. Đổ lỗi cho các bộ phận khác hoặc quy trình làm việc.
D. Chỉ ghi nhận thông tin mà không có hành động xử lý.
108. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo sự thành công của một dự án được quản lý bởi bộ phận văn phòng?
A. Kế hoạch dự án chi tiết, phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm, giám sát chặt chẽ tiến độ.
B. Chỉ tập trung vào việc hoàn thành dự án mà không quan tâm đến chất lượng.
C. Sự tham gia của càng nhiều người càng tốt, bất kể vai trò.
D. Chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân của người quản lý dự án.
109. Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, tiêu chí nào sau đây là quan trọng nhất để đo lường?
A. Khả năng đáp ứng kịp thời, chính xác các yêu cầu công việc và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
B. Số lượng nhân viên có bằng cấp cao trong bộ phận.
C. Mức độ hài lòng của khách hàng bên ngoài mà không quan tâm đến nội bộ.
D. Tổng số giờ làm thêm của nhân viên văn phòng.
110. Trong quản trị văn phòng hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản có vai trò quan trọng như thế nào?
A. Giúp số hóa, lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và quản lý vòng đời văn bản hiệu quả, nâng cao năng suất.
B. Chỉ tập trung vào việc thay thế giấy tờ vật lý bằng các file điện tử.
C. Tăng cường bảo mật thông tin theo cách thủ công truyền thống.
D. Đảm bảo sự tương tác trực tiếp giữa nhân viên và người quản lý.
111. Trong việc quản lý danh thiếp (business cards), cách tiếp cận nào là hiệu quả nhất để tận dụng thông tin liên lạc?
A. Số hóa danh thiếp vào hệ thống CRM hoặc danh bạ điện tử để dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
B. Cất giữ tất cả danh thiếp trong một hộp và không bao giờ xem lại.
C. Chỉ lưu giữ danh thiếp của những người có chức vụ cao.
D. Chia sẻ danh thiếp một cách ngẫu nhiên cho bất kỳ ai.
112. Khi quản lý vật tư văn phòng, nguyên tắc ‘đủ dùng, hợp lý’ nhấn mạnh điều gì?
A. Đảm bảo luôn có đủ vật tư cần thiết cho hoạt động, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
B. Mua sắm số lượng lớn vật tư để được chiết khấu cao nhất.
C. Chỉ mua những vật tư có thương hiệu nổi tiếng.
D. Tập trung vào việc giảm thiểu tối đa số lượng vật tư sử dụng.
113. Trong việc xây dựng và duy trì mạng lưới quan hệ đối tác, vai trò của bộ phận văn phòng là gì?
A. Là cầu nối thông tin, điều phối các hoạt động và hỗ trợ chăm sóc mối quan hệ.
B. Chỉ là người nhận các thông báo từ đối tác.
C. Đảm bảo tất cả các đối tác đều có cùng một mức độ ưu tiên.
D. Tập trung vào việc tìm kiếm các đối tác mới mà không duy trì đối tác cũ.
114. Quản lý thời gian cá nhân hiệu quả trong môi trường văn phòng giúp ích gì cho nhân viên?
A. Tăng năng suất làm việc, giảm căng thẳng và cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống.
B. Chỉ giúp hoàn thành nhanh chóng các công việc được giao mà không ảnh hưởng đến yếu tố khác.
C. Tạo ra sự phụ thuộc vào các công cụ quản lý thời gian.
D. Giảm thiểu sự tương tác với đồng nghiệp để tập trung hơn.
115. Khi tổ chức sự kiện nội bộ cho nhân viên, mục tiêu chính của bộ phận văn phòng là gì?
A. Tăng cường sự gắn kết, tinh thần đồng đội và tạo động lực cho nhân viên.
B. Chỉ đơn thuần là tổ chức một buổi tiệc.
C. Đảm bảo tất cả nhân viên đều phải tham gia bắt buộc.
D. Tập trung vào việc tiết kiệm chi phí tổ chức.
116. Trong quản lý dịch vụ khách hàng của văn phòng, việc phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp thể hiện điều gì?
A. Sự quan tâm, tôn trọng khách hàng và cam kết về chất lượng dịch vụ.
B. Sự thiếu hiệu quả trong việc xử lý công việc.
C. Việc nhân viên văn phòng có nhiều thời gian rảnh rỗi.
D. Sự không chắc chắn về quy trình làm việc.
117. Trong quản trị văn phòng, việc lập kế hoạch công tác hàng ngày/tuần có ý nghĩa gì?
A. Giúp xác định rõ các nhiệm vụ ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý và theo dõi tiến độ thực hiện.
B. Chỉ là một hình thức báo cáo công việc mang tính hình thức.
C. Tạo ra sự ràng buộc chặt chẽ, không cho phép linh hoạt trong công việc.
D. Đảm bảo tất cả các nhiệm vụ đều được hoàn thành cùng một lúc.
118. Theo quan điểm quản trị hiện đại, việc áp dụng ‘văn phòng không giấy’ (paperless office) mang lại lợi ích gì?
A. Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, tăng tốc độ truy cập và chia sẻ thông tin, đồng thời thân thiện với môi trường.
B. Chỉ làm tăng nguy cơ mất mát dữ liệu do lỗi hệ thống.
C. Đòi hỏi nhân viên phải có kỹ năng sử dụng máy tính rất cao.
D. Làm giảm sự tương tác trực tiếp giữa các bộ phận.
119. Tầm quan trọng của việc đào tạo và phát triển nhân viên bộ phận văn phòng là gì?
A. Nâng cao kỹ năng, kiến thức, nghiệp vụ, từ đó tăng năng suất và sự gắn bó của nhân viên.
B. Chỉ là một khoản chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.
C. Đảm bảo nhân viên chỉ làm theo đúng những gì đã được đào tạo.
D. Tạo ra sự cạnh tranh nội bộ không lành mạnh.
120. Vai trò của bộ phận văn phòng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định là gì?
A. Thu thập, xử lý, phân tích thông tin và trình bày các báo cáo, tài liệu cần thiết.
B. Trực tiếp đưa ra các quyết định chiến lược cho công ty.
C. Chỉ thực hiện các công việc hành chính đơn thuần, không liên quan đến thông tin.
D. Tổ chức các buổi họp và không tham gia vào quá trình chuẩn bị nội dung.
121. Trong quản lý công văn đi, việc phân loại và đóng dấu mật có ý nghĩa gì?
A. Đảm bảo tính bảo mật, tránh rò rỉ thông tin và xác định rõ trách nhiệm trong quá trình xử lý.
B. Chỉ để làm tăng tính phức tạp cho quy trình.
C. Giúp người nhận dễ dàng nhận biết người gửi.
D. Tạo ra sự khác biệt về hình thức cho các loại công văn.
122. Theo các tiêu chuẩn về môi trường làm việc, yếu tố nào sau đây ít quan trọng nhất đối với sức khỏe và năng suất của nhân viên?
A. Cường độ ánh sáng tự nhiên.
B. Nhiệt độ và độ ẩm phòng làm việc.
C. Chất lượng không khí (hệ thống thông gió).
D. Màu sắc của đồ nội thất.
123. Trong quản lý hành chính văn phòng, yếu tố nào sau đây được xem là cốt lõi để đảm bảo hoạt động thông suốt và hiệu quả?
A. Hệ thống thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài rõ ràng, kịp thời.
B. Việc sử dụng các thiết bị văn phòng đắt tiền nhất.
C. Tập trung vào việc kỷ luật nhân viên một cách nghiêm khắc.
D. Chỉ giao tiếp qua email và không sử dụng các phương tiện khác.
124. Trong giao tiếp nội bộ văn phòng, phương pháp nào sau đây được xem là kém hiệu quả nhất?
A. Giao tiếp một chiều, thiếu lắng nghe và không phản hồi.
B. Sử dụng email để truyền đạt thông tin khẩn cấp.
C. Tổ chức họp định kỳ để trao đổi công việc.
D. Sử dụng các công cụ nhắn tin nội bộ.
125. Trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả, vai trò của thư ký cuộc họp là gì?
A. Chuẩn bị tài liệu, ghi biên bản, theo dõi và nhắc nhở các quyết định, hành động sau cuộc họp.
B. Chỉ tham gia với tư cách người quan sát và không có nhiệm vụ gì cụ thể.
C. Đảm bảo mọi người đều có cơ hội phát biểu mà không cần kiểm soát thời gian.
D. Chỉ tập trung vào việc cung cấp đồ ăn nhẹ và nước uống.
